NADACE ROZVOJE OBČANSKÉ SPOLEČNOSTI

Jak může projektový nástroj usnadnit týmovou práci

17. 2. 2023

Napsal: Jan Placák

Jeden z digitálních nástrojů, který u nás v NROS využíváme, je české Freelo. Je to nástroj na pracovní komunikaci, projektové řízení a správu úkolů. Moje první zkušenosti s ním jsou již z roku 2019. Po osobním testování jsem nástroj doporučil k vyzkoušení kolegům a teď už jej zhruba rok a půl používáme jako hlavní nástroj na zadávání úkolů a projektové řízení. Dokonce jsme tento nástroj zařadili do kurzu Digitální kancelář, kde společně s ředitelkou Taťánou Plecháčkovou představujeme možnosti využívání některých digitálních nástrojů v praxi. Pojďte si přečíst, co o nástroji říkají moji kolegové a jak ho používáme v praxi.

Při dávání dohromady všech informací o využívání nástroje Freelo u nás v Nadaci jsem nejprve kolegům napsal přes společný chat. Informací o tom, jak se jim s nástrojem pracuje a jak jim pomáhá, jsem se dočkal až po zadání úkolu do Freela. Už jen tohle vypovídá o tom, že se nástroj u nás uchytil a všichni ho přijali. 

„I když se pořád učíme, jak nejlépe s Freelem pracovat, už hned od začátku jsme si jej oblíbili. Freelo využíváme především pro zaznamenání informací a úkolů plynoucích ze schůzek, brainstormingů. Díky možnosti zadání termínů si dokážeme lépe určit priority a návaznost úkolů. Freelo se již stalo naší součástí a díky němu posouváme svou práci zas o kus dále,“ píše Lída Bobková, manažerka projektu Pomozte dětem, která byla jednou z prvních, kdo se mnou Freelo začal používat.

Důležité bylo v začátcích nejdříve všem nástroj představit a ukázat základní školicí video, které na svých stránkách Freelo uvádí. Celkově je podpora a návody tohoto nástroje na velice vysoké úrovni a kdo se chce dozvědět něco o jednotlivých funkcích, lehce se to naučí.

„Baví mě pracovat ve Freelu, protože mě motivuje přemýšlet nad úkoly jiným způsobem. Více do detailu a s logickou posloupností. To mi umožňuje si projekty a dané úkoly lépe rozvrhnout a pracovat efektivněji,” říká Lucie Amy Grmelová, která není v našem týmu dlouho, ale dokázala se v nástroji zorientovat a pravidelně ho využívat.

Jednou z důležitých částí našeho Freela je interní wiki, což je databáze informací, návodů, tipů a třeba i odkazů na zajímavé knížky, videa či podcasty. Každý přidáváme, na co jsme narazili a co si myslíme, že by se mohlo hodit kolegům. Interní wiki obsahuje i videonávody na nastavení nejen Freela, ale i třeba vkládání novinky na náš web nebo jaké vychytávky skrývá Google kalendář. 

Kolegyně Tereza Venclová pracuje převážně na dálku a říká: „Freelo mi usnadňuje zadávání a přijímání úkolů, vše je přehledně na jednom místě, není třeba hledat to složitě v mailech nebo chatech a vést si k tomu poznámky zvlášť.“

Ukážeme si to na příkladu. Každá naše porada začíná individuálním úkolem každého napsat, co budeme řešit. Vše pak na poradě probereme a vznikají pro každého individuální úkoly, za které nese zodpovědnost. Daný úkol pak již sleduje jen spolupracovník z týmu nebo ředitelka. Táňa Plecháčková, ředitelka NROS, mi o Freelu napsala: „Freelo používám na zadávání klíčových úkolů v oblasti řízení projektů Nadace a zaznamenávání procesního know-how organizace. Když se mi změní členové týmu, nově příchozí jednoduše vidí agendu, priority a úkoly nadcházejícího období, takže nám nic nezapadne a nezůstane nevyřešeno a i orientace v pracovní agendě je pak rychlejší. Celkově je nástroj přehledný a pomáhá nám koordinovat rozmanité nadační aktivity.“ 

Myslím si, že pro každého, kdo Freelo využívá, je nejdůležitější domovská stránka, která obsahuje úkoly přidělené vám, prioritní úkoly (označené hvězdičkou), úkoly vytvořené vámi a vámi přidělené. Je to takový rozcestník, který ukazuje, na čem byste měl pracovat a jaké máte případné termíny dokončení úkolů.

„Freelo mi hodně pomáhá především při komunikaci s kolegy, se kterými nejsem v každodenním kontaktu, nebo při spolupráci v rámci nějaké skupiny. Na základě společné schůzky si vydefinujeme úkoly, nastavíme harmonogram, a pak už jen ve Freelo sledujeme plnění jednotlivých kroků. Chvilku mi trvalo, než jsem jej začala více využívat, ale po počátečním prolomení ledů jsem si ho rychle oblíbila a nyní si to bez Freela již nedovedu představit,“ říká kolegyně Lucie Lešuková z týmu Pomozte dětem.

Nastavení naší komunikace a to, jak pracujeme, je pro nás důležité. Dříve jsme měli všichni plné e-maily od kolegů a lehce se na nějaký úkol zapomnělo. Tohle se už nestává. Pokud si potřebujeme něco napsat, ujasnit nebo domluvit, využíváme nástroje Google chat, kde vedeme konverzaci jeden na druhého, ale i skupinovou ve vytvořených tematických místnostech. Pokud se řeší nějaký úkol a zadání, vše probíhá ve Freelu v příslušném projektu. Pokud je to úkol týkající se všech programů, využíváme projekt NROS řízení.

„Freelo mě baví, je intuitivní a má poměrně snadno pochopitelné prostředí. Úkoly jsou přehledně na jednom místě, odpadá mi práce je hledat v e-mailech, takže nic nezůstává ve vzduchoprázdnu nebo na papíře. Ve Freelu vedeme celý program, takže i neznalý věci je schopen se rychle zorientovat. Navíc Freelo je ryze český produkt studentů z pardubické univerzity, takže je v češtině, a to mi přijde, že je také velké plus,“ uvádí manažerka projektu K budoucnosti Lenka Klopcová. A její kolegyně Denisa Körberová dodává: „Freelo je pro mě velkým pomocníkem. Díky němu se dokážu lépe orientovat nejen ve vlastních úkolech, ale především v úkolech celého týmu. Jeho užívání je jednoduché a intuitivní. Díky vytváření vlastních to-do listů mám jistotu, že na nic důležitého nezapomenu, a mám dostatečný přehled o tom, kolik času mi na jaké další úkoly zbývá.” 

To, že je pro nás Freelo velký pomocník a už si bez něj nedokážeme práci představit, potvrzuje i Bára Knotková z týmu Pomozte dětem. „Freelo mi výrazně usnadňuje každodenní práci v týmu. Lépe se mi orientuje v mých vlastních úkolech a líbí se mi jeho přehlednost.“

Určitě je spousta věcí, které nemáme ještě nastavené dokonale, ale na nástroji Freelo je právě krásné to, jak si ho může každý přizpůsobit svým potřebám a využívat to, co mu nejvíce vyhovuje. Přeji všem hodně zdaru v řízení jejich projektů a úkolů a přeji, abyste našli také takového pomocníka, jako je pro nás Freelo.

 

VŠECHNY AKTUALITY Z NADACE