Kancelář finančních mechanismů schválila Závěrnou zprávu FNNO
12. 10. 2018
Závěrečná zpráva programu FNNO byla podepsána. Je tak známo období, po kterou musí podpořené NNO povinně archivovat projektovou dokumentaci, k čemuž se zavázal na základě smlouvy o poskytnutí grantu. Veškeré dokumenty související s realizací projektu je nutné uchovat v souladu s právními předpisy ČR, a to minimálně po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena Závěrečná zpráva o programu FNNO ze strany Kanceláře finančních mechanismů. Termín, do kterého je nutné archivovat veškeré dokumenty související s realizací podpořeného projektu z FNNO, je 1. 1. 2029.
Ukládání a archivace se řídí zejména těmito právními předpisy:
– zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů;
– zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů;
– zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů;
– zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů;
– zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů;
– vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví;
– vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
Konečný příjemce i projektoví partneři se při archivaci řídí i následujícími pravidly:
– vždy vykonávat porovnání zálohovaných dat s originálem – verifikace;
– zajistit trvalost uložených dat s ohledem na použitá média v průběhu stanovené archivační doby;
– každé médium po archivaci označit datem, názvem a popisem jeho obsahu;
– dokumentace musí být vedena přehledně a zároveň musí být lehce dosažitelná.
Při zániku subjektu konečného příjemce grantu nebo jeho projektových partnerů v období před uplynutím lhůty pro archivaci převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení (viz zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě). O této skutečnosti musí být zprostředkovatel informován.
Na základě legislativy ČR je nutné některé typy dokumentů uchovávat déle, než je stanoveno evropskou legislativou, např. mzdové listy až po dobu 30 let.
Konečný příjemce je povinen uchovat veškeré dokumenty související s realizací projektu, jde zejména o:
– žádost o grant, včetně příloh;
– potvrzení o přijetí žádosti o poskytnutí grantu;
– vyrozumění o schválení žádosti o poskytnutí grantu;
– Smlouvu o poskytnutí grantu a její přílohy;
– korespondenci se zprostředkovatelem;
– zápis z monitorovací návštěvy;
– dokumentaci související se zadáváním zakázek;
– účetní a prvotní doklady, které se vztahují k vyúčtování projektu, včetně dokladů prokazujících úhradu;
– pracovní výkazy dobrovolníků zapojených do projektu;
– kopie průběžných monitorovacích zpráv a závěrečné monitorovací zprávy projektu včetně žádostí o platbu;
– tištěné, případně materiální výstupy projektu (vždy jeden originál), relevantní přílohy –zdroje ověření k jednotlivým aktivitám elektronicky či listině;
– jiné relevantní dokumenty.
Více informací na www.fnno.cz
